Gdzie sprawdzają się systemy czasu pracy?

Ministerstwo Pracy i Polityki Społeczne narzuca firmom obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy. Można robić to poprzez ręczne notatki lub systemy elektroniczne. Nowoczesne technologie umożliwiają rozliczanie czasu pracy pracowników na terenie przedsiębiorstwa, a także na ustalenie, w jakich częściach zakładu pracy przebywają pracownicy w danym momencie.

W dużych firmach, szczególnie tam, gdzie praca odbywa się na kilku zmianach, rozliczanie pracowników może sprawiać kłopoty. Jedni wchodzą, drudzy wychodzą, niektórzy się spóźniają lub biorą nagle dzień wolny. Notowanie wszystkich tych czynności jest kłopotliwe, a czasami wręcz niemożliwe. Mogą pojawiać się błędy w notatkach, prowadzące do nieprzyjemnych sytuacji – konfliktów między pracownikami lub między pracownikiem a pracodawcą, nadużycia w postaci wpisywaniu na listę osób nieobecnych. W przypadku zagubienia listy ustalenie czasu pracy poszczególnych osób jest właściwie niemożliwe. Systemy elektroniczne mogą z powodzeniem zastąpić osobę, która rozlicza godziny pracy, odciążając dział HR z nadmiaru obowiązków. Dzięki temu zyskujemy na czasie i na precyzji. Systemy czasu pracy są niezwykle dokładne, rejestrują każdą minutę, kiedy ktoś przychodzi lub opuszcza zakład pracy. Mogą być stosowane w biurowcach, magazynach, halach produkcyjnych, laboratoriach i wielu innych miejscach, szczególnie jeśli pracuje tam wiele osób.

Jak działa system czasu pracy?

Jeżeli zainstalujemy system we wszystkich lub wybranych drzwiach w firmie, specjalny program elektroniczny będzie zapisywał każde użycie klucza elektronicznego, podając dokładną godzinę. Systemy czasu pracy mogą być wyposażone w dodatkowe funkcje takie jak blokada drzwi wejściowych oraz systemy sygnalizacji włamania. Mogą także współpracować z różnego rodzaju oprogramowaniem, na przykład chmurą elektroniczną lub komunikatorami, dzięki czemu pracownicy mogą w każdej chwili zgłaszać urlopy, chęć przejścia na tryb zdalny. Powiązanie systemu czasu pracy z systemem codziennej pracy pracownika, na przykład telefonem pozwala na ustalenie realnego czasu pracy, nie tylko przebywania na terenie biura.

Elektroniczne systemy czasu pracy to nie tylko rozwiązanie praktyczne dla zarządzających przedsiębiorstwem, ale także ekologiczne, które pozwala na oszczędzanie papieru, którego w biurach i tak zwykle dużo się wyrzuca. W czasach kryzysu klimatycznego to także istotny argument za tym, by wybrać tę elektroniczną formę ewidencji czasu pracy.